Mengirim rilis berita (press release) ke media tampaknya sederhana, tetapi membuatnya cepat dimuat adalah tantangan yang berbeda. Banyak perusahaan, instansi, maupun UMKM mengirimkan rilis setiap hari, namun hanya sebagian yang berhasil tayang di media online. Mengapa demikian? Karena media memiliki standar ketat, alur kerja redaksi yang padat, serta seleksi konten yang harus memenuhi unsur jurnalistik dan kepentingan pembaca.

Artikel ini akan membahas secara lengkap strategi, teknik, dan langkah-langkah agar rilis Anda tidak hanya diterima, tetapi juga berpeluang besar untuk dimuat oleh media online.

---

1. Gunakan Format Rilis yang Sesuai Kaidah Jurnalistik (5W+1H)

Hal pertama yang dilihat redaksi adalah struktur beritanya. Jika format rilis berantakan atau tidak menjawab unsur berita, maka editor biasanya langsung melewatinya.

Pastikan rilis memenuhi:

• Who — siapa yang membuat pengumuman atau siapa narasumbernya
• What — apa peristiwanya
• When — kapan terjadi
• Where — lokasi
• Why — alasan atau tujuan
• How — bagaimana peristiwa berlangsung

Rilis yang lengkap akan lebih mudah dimuat karena editor tidak perlu melakukan riset tambahan.

---

2. Buat Judul yang Jelas, Informatif, dan Tidak Terlalu Promosi

Judul rilis adalah faktor pertama yang dipertimbangkan redaksi. Tulis judul yang:

• relevan,
• langsung pada inti peristiwa,
• tidak bombastis,
• dan tidak seperti iklan.

Contoh yang baik:
“Kota Bekasi Gelar Workshop Evaluasi Pengelolaan Keuangan untuk Tingkatkan Transparansi 2025”

Contoh buruk:
“Program Terbaru Kami Akan Mengubah Masa Depan Indonesia!”

Judul seperti iklan biasanya langsung ditolak.

---

3. Kirim Rilis pada Jam-Jam Strategis

Banyak rilis gagal tayang karena dikirim di waktu yang salah. Setiap media memiliki jam padat penyuntingan. Waktu paling ideal adalah:

• 09.00 – 11.00 WIB (jam kerja pagi, editor mulai membuka email)
• 14.00 – 16.00 WIB (jam produktif redaksi setelah istirahat)
• Hindari malam hari
  Karena email Anda berpotensi tenggelam oleh email lain keesokan paginya.

Untuk hari:

• Selasa – Kamis adalah hari terbaik
• Senin terlalu banyak rilis masuk
• Jumat redaksi mengejar deadline weekend
• Sabtu–Minggu biasanya hanya konten yang sangat mendesak

Mengatur waktu kirim bisa meningkatkan peluang tayang hingga 40%.

---

4. Cantumkan Kutipan Narasumber yang Kredibel

Media membutuhkan kutipan langsung agar berita lebih kuat. Pastikan rilis Anda memuat pernyataan dari tokoh atau pejabat yang relevan, misalnya:

• CEO perusahaan,
• kepala dinas,
• ketua panitia,
• atau ahli di bidang terkait.

Kutipan memberikan nilai jurnalistik dan membantu editor menilai kelayakan berita.

---

5. Sertakan Foto Berkualitas Tinggi

Foto adalah elemen penting. Media sangat membutuhkan foto untuk melengkapi berita.

Syarat foto:

• resolusi minimal 1.000 px,
• pencahayaan jelas,
• tidak blur,
• format .jpg atau .png,
• berikan caption: siapa, apa, lokasi, dan waktu.

Foto yang baik dapat membuat editor lebih mempertimbangkan rilis Anda.

---

6. Tulis Rilis dalam Body Email, Bukan hanya Lampiran

Editor sering melewatkan rilis dalam bentuk:

• file Word,
• PDF,
• atau dokumen terlampir lain.

Sebaiknya rilis ditulis langsung di dalam body email, sehingga editor bisa membaca cepat tanpa harus mengunduh file.

Lampiran hanya untuk foto atau data tambahan.

---

7. Kirim ke Alamat Redaksi yang Tepat

Banyak orang kirim rilis ke alamat umum seperti:
admin@media.com atau humas@media.com

Ini salah satu faktor penyebab rilis tidak terbaca.

Yang lebih efektif:

• email redaksi khusus rilis,
• email wartawan bidang yang relevan,
• kontak reporter lokal,
• grup media resmi.

Anda harus membangun daftar kontak media (media list) agar rilis tersampaikan ke orang yang tepat.

---

8. Gunakan Subjek Email yang Rapi dan Jelas

Subjek email harus profesional, contoh:

[RILIS BERITA] Peluncuran Program Literasi Digital Kota Bekasi – 20 November 2025

Hindari subjek seperti:

• “Mohon dibantu naik ya kak”
• “Tolong dimuat”
• “Berita penting banget!!!”

Ini akan memberi kesan tidak profesional.

---

9. Hindari Nada Promosi

Media akan menolak rilis yang berisi promosi berlebihan.
Contoh kalimat yang harus dihindari:

• “Produk ini terbaik di Indonesia”
• “Harga paling murah”
• “Kami menjamin kepuasan total pengguna”

Media bukan tempat iklan.
Gunakan bahasa informatif dan berdasarkan fakta.

---

10. Kirim Rilis yang Bernilai bagi Publik

Editor selalu melihat satu hal utama:

“Apakah informasi ini bermanfaat bagi pembaca?”

Rilis Anda akan lebih mudah dimuat jika meliputi:

• inovasi,
• program sosial,
• kegiatan pemerintahan,
• penelitian,
• kolaborasi budaya,
• edukasi publik,
• atau isu yang sedang tren.

Semakin relevan, semakin tinggi peluang tayang.

---

11. Bangun Hubungan dengan Wartawan

Email saja tidak cukup. Anda perlu menjalin komunikasi yang baik dengan wartawan.

Cara membangun hubungan:

• sesekali menyapa dengan sopan,
• tidak menekan agar rilis dimuat,
• memberikan informasi eksklusif,
• memahami ritme kerja wartawan,
• hadir dalam event media gathering.

Dengan hubungan yang baik, rilis Anda akan lebih diperhatikan.

---

12. Follow Up dengan Cara yang Etis

Follow up diperlukan, tetapi jangan berlebihan.

Cara follow up yang sopan:

“Halo Kak, saya sudah mengirim rilis kegiatan pagi ini. Kalau ada yang perlu dilengkapi, saya siap bantu ya.”

Jangan pernah:

• menelepon berkali-kali,
• memaksa,
• memberikan imbalan tertentu agar berita dimuat.

Follow up yang baik akan menunjukkan profesionalitas Anda.

---

13. Siapkan Media Kit yang Lengkap

Media kit biasanya berisi:

• profil perusahaan,
• logo resolusi tinggi,
• foto,
• data pendukung,
• kontak humas.

Media kit membantu editor memahami konteks rilis sehingga liputan lebih mudah.

---

14. Konsisten Mengirimkan Rilis Berkualitas

Media akan mengenali Anda sebagai sumber tepercaya bila Anda konsisten mengirim rilis yang:

• rapi,
• informatif,
• dan bernilai tinggi.

Konsistensi ini meningkatkan reputasi Anda sebagai pengirim rilis profesional.

---

Penutup

Mengirim rilis berita agar cepat dimuat bukan hanya soal mengirim email, tetapi tentang memahami cara kerja media, menulis dengan standar jurnalistik, dan membangun komunikasi yang baik dengan wartawan.

Jika Anda mengikuti langkah-langkah di atas—mulai dari membuat judul yang tepat, memilih waktu kirim terbaik, hingga menghadirkan rilis yang informatif—maka peluang publikasi Anda akan meningkat secara signifikan.(Hamdanil/mediapatriot.co.id)

---